Nikdy jsem neměl celý tým v jedné kanceláři. Vlastně ani v jednom městě. Pár lidí v Ostravě, někdo v Praze, jiní v Orlických horách nebo v USA anebo třeba v Indii, odkud zrovna píši já. Možná je to mou svobodnou povahou, možná různorodostí projektů, na kterých pracuji.

Zdroj: https://www.publicdomainpictures.net

Zpočátku se každému zdála myšlenka práce odkudkoliv a kdykoliv úžasná. Časem se však ukázalo, že vzdálené týmy musí dodržovat určitá pravidla, disciplínu. Větší, než kdybychom seděli v jedné kanceláři. Se svobodou se totiž pojí obrovská odpovědnost. Práci musíte doručit ve stanovený termín, ať se děje, co se děje.

Nejčastější komunikace není ústní, ale písemná, a to vyžaduje značné dovednosti ve vyjadřování. Musíte se naučit velmi přesně specifikovat zadání, doptávat se, být spolu v mnohem užším kontaktu. A taky musíte začít psát lidsky a nechovat se jak robot. Používání smajlíků, fotek, obrázků a videí vše zlidšťuje a dodává písemné komunikaci emoci, která jí jinak chybí.

A když tohle všechno dodržíte, třeba se vám povede, stejně jako nám, vytvořit super tým, který nejen maká, ale dokáže se spolu i zasmát. Ano, je poměrně náročné takového stavu dosáhnout. Právě proto jsme začali využívat různé nástroje, které nám naši spolupráci usnadňují a pomáhají nám dosahovat našich cílů.

Přemýšlíte nad vytvořením vzdálených týmů? Pak je dobré nejen sledovat tzv. best practice, ale i se učit z chyb druhých.

Jaké nástroje pro řízení týmu na dálku používám se svými týmy?

Vedení projektů v Active Collab: „Co není v AC, neexistuje.“

Cena: od $25 za měsíc

Hodnocení: 80 %

Tento nástroj pro Project Management nám pomáhá uchovat projekty, s nimi spojené úkoly, přidané komentáře a vše, co je potřeba. Díky Active Collab jsme vymýtili často zamotanou interní emailovou komunikaci.

Active Collab obsahuje sice obrovské množství funkcí, zpravidla většinu z nich ani nevyužijeme. Nejstěžejnější pro nás je zapisování projektů a k nim přiřazených úkolů, kterým pro lepší přehlednost přidáváme štítky označující, v jaké fázi se naše úkoly zrovna nachází (např. zadáno, přijato, pracuje se, čeká, high/low priority, hotovo, nerealizováno, bug, problém, nápad).

Největší slabinou je, že mobilní aplikace není stoprocentní a komentáře se bohužel nezobrazují vždy správně. Stejně jako jiné appky, prochází i tato častými aktualizacemi, tak věříme v lepší zítřky! Co momentálně oceňuji, je skvělá desktopová aplikace (pro PC).

Pokud bych dnes měl vybírat pro projektové řízení nástroj s obdobnými funkcemi, nejspíš bych se podíval po něčem s lepší mobilní aplikací.

Možná vás napadá, proč tedy stále Active Collab využíváme. Přecházet nyní s takovým množstvím dat na jiný systém kvůli mobilu by bylo na týdny a týdny práce. V porovnání s časem stráveným nad přenosem dat je AC (jak mu říkáme) naprosto dostačující.

A navíc slíbili, že na iOS aplikaci zapracují.

Interní rychlá komunikace – Slack

Cena: Základní verze ZDARMA (dostačující)

Hodnocení: 100 %

Nejdříve jsme pro interní firemní komunikaci využívali facebook messenger. Jenže jsme zjistili, že naši pozornost ruší svými lákadly facebook jako takový. A tak jsme vyzkoušeli Slack. Jedná se o rychlý nástroj s aplikacemi pro mobilní telefony (iOS, Android) i počítač. Když pracuji, jsem připojený. Když nepracuji, vypnu notifikace.

Takhle to máme u nás v Mavimi:

Verze zdarma je plně dostačující pro spoustu projektů.

Slack využíváme napříč firmou jak pro rychlou domluvu (prostě jako messenger), tak pro sdílení nových myšlenek, sbírání a předávání zpětné vazby, vzdělávání se navzájem, ale i pro zábavu atp.

Super jsou kanály / fóra / okruhy, do kterých vyberete relevantní lidi – takže ostatní nejsou přehlceni informacemi, které se jich netýkají. Samozřejmostí je přímý chat v rámci firmy / skupiny.

U většiny mých projektů máme rozdělení komunikace do těchto kanálů, tedy okruhů, které nám vyhovují:

• General: Hlavní kanál, kde jsou všichni. Slouží pro sdílení pouze toho nejdůležitějšího z firmy.

• IT, Marketing, Zákaznická podpora, apod. dle potřeby, oblastí a projektů.

• Education: Zajímavé články, videa, novinky, které se týkají našeho oboru, apod.

• Celebrate Awesomeness: Zde slavíme úspěchy drobné i velké, pracovní i osobní, jednotlivců, týmu či celé firmy.

• Random and Fun: Tohle je to místo, kde programátoři sází vtipy :-D. A taky tady řešíme témata typu kalamita v Praze apod.

Uchovávání souborů – Google apps (Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides)

Cena: Základní verze ZDARMA (dostačující), placené od $4 za osobu za měsíc

Hodnocení: 95 %

Tyto nejčastěji využívané služby Google jsou rychlé, intuitivní, nepřeplácané a neustále vyvíjené. K offline wordům a excelům jsem časem dostal averzi. Dnes si vše radši otevírám online.

Perfektní je kooperace v reálném čase. To, co napíšete, osoba na druhé straně světa vidí ihned! Vidí, jak píšete. Písmenko po písmenku.

Google disk není ale jenom online (cloudovou) záležitostí, můžete si ho stáhnout i jako aplikaci do PC, abyste ke všem uloženým věcem měli přístup i bez internetu. V offline módu můžete i dokumenty upravovat a nahrají se ve chvíli, kdy jste zase online. Osobně jsem tuto aplikaci nevyužil, jelikož soubory zabíraly v PC šíleně moc místa.

Google Hangout (nebo firemní Meet) je nástrojem pro online setkávání (telekonference chcete-li) a přímý chat. Dále hodně využívám kalendář, který mohu sdílet s ostatními z týmu. Oceňuji, že vše je opravdu na jednom místě, pod jedněmi přihlašovacími údaji.

Google Apps nabízí mnohem více. Pokud vás zaujalo i to málo, co jsem zde vyčetl, rozhodně doporučuji je prozkoumat blíže.

Za Google Apps ve firmě platíme pouze 4 $ měsíčně za osobu. Pokud nechcete hned firemní tarif, můžete vše používat s vaším osobním Google účtem zdarma. Omezené jsou jen některé funkce a poskytovaný úložný prostor.

CRM (Customer Relationship Management) – Close.io a Less annoying CRM

Osobně mi připadá, že je strašně složité vyznat se v CRM aplikacích. V našich firmách využíváme pro správu kontaktů a uchovávání informací o obchodních vztazích Close.io a Less Annoying CRM. Sám nevím, jestli je jedna nebo druhá aplikace to nejlepší, co můžeme mít.

Less Annoying CRM

Cena: Základní verze ZDARMA (dostačující)

Hodnocení: 70 %

Toto CRM je velice primitivní a vizuálně bídné. Nicméně je spolehlivé a naprosto dostačující pro základní potřeby. Jeho výhodou je, že se ním naučí pracovat v podstatě každý, což je pro nás v Mavimi důležité, protože systém používá široké spektrum lidí. Chybí mi v něm možnost detailnějšího reportingu – aktuálně můžete report definovat pouze podle časového období a člověka.

Close.io

Cena: od $150 za měsíc

Hodnocení: 70 %

Close.io je skvělé pro tvorbu pokročilých pipeline. Bohužel, stejně jako Less Annoying CRM, nemá mobilní aplikaci, což je šílené omezení. Jeho nespornou výhodou však je to, že umožňuje uskutečňovat hovory s vybranou mezinárodní předvolbou v neomezeném rozsahu za pouhých 150 $ měsíčně. Vzhledem k mému aktuálnímu cestování je to pro nás v Creative Handles nespornou výhodou.

Cena: ZDARMA nebo $20 za rok

Hodnocení: 100 %

V soukromí využívám ještě aplikaci doit.im – skvělý nástroj pro time management, ve kterém si pravidelně vytvářím své „To Do List“, vlastně jsem na něm docela závislý. Co nemám v něm anebo v Active Collab, to prostě zapomenu. Velice oceňuji jeho jednoduchost.

Dnes to bylo spíše o té „tvrdé“ stránce věci, příště se s vámi zkusím podělit o tu „měkkou“, tedy jaké zvyklosti v komunikaci na dálku mi pomáhají, co fungování našich vzdálených týmů podporuje a co jim naopak trochu (nebo více) ubližuje.

Mějte krásný den, ať už jste kdekoliv,

Ondra Lang

Nadšenec do digitálních projektů a inovací.

Spoluzakladatel Mavimi a SMARTPEOPLE.jobs a zakladatel Creative Handles